Ertrag von Wartungsverträgen
Entstehungsgeschichte:
Schon seit Jahren war es in Labelwin möglich, die Erlöse von Wartungsverträgen auszuweisen. Die Schwachstelle war jedoch, dass für die Anwender nicht nachvollziehbar war, wie das Ergebnis entstanden ist – es fehlten die Details.
Nachdem uns immer mal wieder Kunden in der Hotline danach gefragt haben, war klar, dass Labelwin an dieser Stelle noch nicht benutzerfreundlich genug war. Nach der Überarbeitung und der Darstellung der Zahlen in übersichtlicher Form können unsere Anwender die Auswertung nun auch ohne Hilfe auf Anhieb verstehen.
Dass wir damit den Nerv getroffen haben zeigte sich dadurch, dass unser Updateserver nach der Information per E-Mail-Newsletter fast zusammengebrochen wäre.
Die Vorteile von Wartungsverträgen liegen auf der Hand:
- Sie haben eine gesicherte Einnahme über das Jahr hinweg.
- Der Termin der Wartung kann weitgehend selbst bestimmt werden, wenn eine Lücke in den Aufträgen ist, wenn der Techniker gerade in der Nähe ist.
- Sie haben immer Kontakt zum Kunden. Wenn andere Arbeiten anstehen, wird er sicherlich zuerst an Sie denken.
- Möglicherweise kann der Techniker den Kunden selbst auf Probleme/Verbesserungen hinweisen und damit ein Zusatzgeschäft generieren.
- Bei zusätzlichen Verkäufen wie Düse, Filter usw. stehen Sie nicht im Preis-Wettbewerb mit anderen Betrieben.
Bei Wartungsverträgen wird in der Regel eine Pauschale vereinbart, für die eine oder mehrere Anlagen ein oder mehrmals im Jahr gewartet werden. Im ersten Ansatz wird diese Pauschale oft „geschüttelt“, man setzt das an, was man für angemessen hält oder was auf dem Markt üblich ist. Manchmal auch zu einem Preis, der vor Jahren vereinbart wurde und nie angepasst wurde.
Besonders schwierig ist es, wenn in dem Wartungsvertrag die Störungsbeseitigung inbegriffen ist. Dann kommt es darauf an, ob etwas passiert oder nicht.
Es wird immer wieder angeführt, dass die zusätzlich anfallenden Aufträge ohne die Wartung nicht anfallen würden und sich daher der Vertrag nicht lohnen muss, weil die anderen genügend Erfolg bringen. Auch das kann man messen.
Nur wer die Kosten kennt, kann daraus die Konsequenzen ziehen und die Pauschale den Erfordernissen anpassen.
Seien wir mal ehrlich, wenn eine Auswertung mit viel Aufwand verbunden ist, unterbleibt sie meist. Denn Zeit ist das, was wir heute am wenigsten haben. Eine Auswertung entsteht im Idealfall ohne jeglichen Aufwand – nur aus den ohnehin zu erfassenden Daten.
Label hat eine Auswertung programmiert, die so funktioniert:
- In der Auftragsverwaltung wird jeder Einsatz erfasst, damit der Techniker einen Auftragszettel dabei hat.
- Bei Wartungsterminen werden diese Aufträge monatlich oder wöchentlich automatisch angelegt.
- Bei Störungen werden die Aufträge manuell erfasst und bei inbegriffener Störungsbeseitigung wird ein Kreuz gesetzt „über Wartungsvertrag abgedeckt“.
- Bei allen Aufträgen, die eine Anlage betreffen, werden diese bei der Erfassung gewählt. Das ist schon deshalb wichtig, damit der Techniker alle Daten über die bisherigen Einsätze (die Historie der Anlage)dabei hat.
Es entstehen dabei drei Arten von Aufträgen:
- Aufträge mit Wartungstermin
- Aufträge mit Störungskennzeichen
- Sonstige Aufträge mit der Anlage
Aus diesen drei Auftragsarten erzeugt Labelwin auf Knopfdruck eine Auswertung, die sich auf einen einzelnen Vertrag beziehen kann oder auch auf eine Gruppe von Verträgen mit bestimmten Merkmalen. So kann der Anwender z.B. die Erfolge der Öl- oder Gaswartungen, der Kesselleistung o. ä. getrennt betrachten.
Weiterentwicklung
Die Auswertung wurde mittlerweile so erweitert, dass man diese auch für einzelne Anlagen durchführen kann. In Labelwin können nämlich auch regelmäßige Wartungen für Anlagen eingetragen werden, zu denen kein Vertrag angelegt wird. Es gibt immer wieder Kunden, die jedes Jahr zwar die Wartung vornehmen lassen, aber sich nicht vertraglich binden wollen. Auch dann entsteht in Labelwin ein Wartungs-Kundendienstauftrag, der genauso über eine Pauschale oder nach Aufwand abgerechnet werden kann.
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